中小企業にオススメしたい！ChatGPTで議事録を作成するコツを解説

現在ChatGPTは、メディア等で数多く取り上げられています。

一方、AIはまだまだ研究段階ということもあり、興味はあるけれども活用に踏み出せない中小企業の経営者も少なくないと思います。

ChatGPTは現時点でも高い性能を持っており、上手く使いこなせば日々の業務を大きく効率化できます。

そこで本記事では、ChatGPT活用のイメージをわかりやすく持っていただくために、「議事録」の作成を実際に行っていきます。

それではみていきましょう。

ChatGPTによる議事録作成の仕組みと利点

中小企業の会議などで議事録を作成することは、非常に手間のかかる業務の１つではないでしょうか。

その議事録作成に要する時間をAIの力で効率化できれば、自社の業務効率化やリソース確保に大きく貢献します。この章では、議事録作成に対するAI活用のメリットをお伝えしていきます。

①議事録作成の仕組み

議事録を作成する場合、一般的には以下のような手順で行います。

会議内容を手書きでメモ、パソコンに入力
↓
別時間で音声を聞き直し、文字おこしを行う
↓
項目に沿って内容を再構築する

これに対し、ChatGPTで議事録を作成する手順を大まかにまとめると以下のようになります。

会議内容の録音
↓
録音データをテキストデータに変換（＝文字起こし）
↓
ChatGPTでの処理（要約など）

会議を録音し、その音声をテキストデータに変換後、ChatGPTを用いて要約などの処理を実行するという流れです。

ただし、ChatGPT自体に会議の音声を文字起こしする能力はないので、別の音声認識ソフトを使用してテキストデータに変換するという工程が必要です。

これによって議事録を簡単に作れるようになり、

・議題の確認
・決定事項の抽出
・全体の要約

など、さまざまな効果が期待できます。

②ChatGPTを用いて議事録を作成する利点

ChatGPTを用いて議事録を用いて議事録を作成する利点として、

・時間を削減できること
・事実を正確に記録できること

の2つが挙げられます。

時間を削減できること

キヤノンマーケティングジャパン株式会社の調査によると、ビジネスパーソンは1週間に平均約6時間を議事録作成に費やしています(図1)。

同調査では、7割近くの方が議事録作成を負担に感じているということも明らかになりました。

図1：ビジネスパーソンが議事録作成に割いている時間（引用元）

上図1では、年配者の方が、若手よりも議事録の制作時間が短いことが読み取れます。

この理由として、年配社員は過去の経験から、議事録を作成する際のポイントや要点を把握するスキルに長けている事が挙げられます。

また若手社員は、年配の社員に比べて議事録作成を率先して行う風土があることも考えられます。

こういった議事録作成の目的は、

・会議の備忘録を残す
・会議内容を関係者に共有する
・記録を保持する
・責任の追跡と明確化を行う
・意思決定の透明性を行う
・欠席者へ補足をする
・法的要件と順守を行う

などがあります。

もしChatGPTを使って議事録作成の負荷を減らせれば、浮いた時間をクリエイティブな業務に回せるようになるでしょう。

また、ChatGPTで議事録を素早く作れるようになれば、迅速な情報共有が可能になります。

事実を正確に記録できること

人の手によって議事録を作成すると、どうしても情報の抜けや漏れが生じてしまいます。

しかしChatGPTを用いる場合、会議の発言を全て文字に起こしたうえで要約などを行うので、情報の抜けや漏れが生じません。

会議の議題や決定事項、それに至るまでの議論も正確に記録できます。また、人による品質の差が生じません。

このように、議事録の作成にChatGPTを用いるメリットはたくさんあるのです。

それでは、具体的どうやってChatGPTを用いた議事録の作成を行えばよいのでしょうか。次の章では、その手順をお伝えしていきます。

議事録を作成する手順

ここからは、ChatGPTを用いて議事録を作成する具体的な手順を紹介します。

①音声認識ソフトの導入

ChatGPTは、音声データを扱うことができません。

そのため、まずは会議の内容をテキストデータに変換する必要があります。音声→テキストの変換を行う「音声認識ソフト」を導入しましょう。

おすすめは「Speech-to-Text」というGoogleの音声認識APIです。高精度で音声をテキストに変換できます。他にも「Notta」などたくさんのソフトがありますので、ご自身の環境に合ったものを導入してみてください。

導入が終わったら、音声データを認識ソフトに通して、テキストデータに変換しましょう。

②テキストデータをChatGPTで要約【実例あり】

会議音声のテキストデータが揃ったら、いよいよChatGPTに投げかけていきます。

今回はサンプル音源を用いて、冒頭の５分間を文字におこし、ChatGPTで要約していきます。

まずはChatGPTに質問（＝入力）をします。たとえば、「次の内容を要約してください」などといった質問を入力すると、瞬時に内容を要約してくれます。要約の他にも、議題や決定事項の抽出など、さまざまなタスクを実行できます。

今回は例として、下記のプロンプトを使用しました。

###命令書:

あなたは優秀な議事録制作者です。

会議内容を制約条件のテンプレートでまとめてください。

###制約条件:

出席者:話を行っている人の名前を順不同で列挙して下さい。

議題: ミーティングで討議される主要なトピックや質問をリストアップします。

議論: ここでは、各議題についての討論の要約を提供します。意思決定に至るまでのプロセスを詳述し、異なる見解や提案も記録します。

以下が会議内容です。

～ここに会議のテキストデータを入力～

###出力文:

実際にChatGPTに対して質問を行ったのが、下記の図になります。

（会議のテキストデータは一部割愛）

この質問に対して、ChatGPTから次のような回答が行われました。

このような結果が得られました。

今回は５分間という短い時間でしたが、音声データのボリュームに応じて、ChatGPTに回答して欲しい項目を複数設定し、より詳細な議事録を制作することも可能です。

なお、ChatGPTは言葉の意味を理解して答えを出力しているわけではありません。したがって、内容が正確であるとは限りません。

会議の内容を知っている方が出力内容を精査し、必要があれば修正しましょう。データの前処理と同様に、結果の妥当性確認もAIを活用する上で欠かせない作業です。

最後に出力内容をドキュメント等にまとめれば、議事録の完成です。

議事録作成ツールの紹介

これまでChatGPTを用いた議事録作成の方法を説明してきました。

しかし、慣れていない方にとっては、ツールの導入などはハードルが高いのも事実です。そこで、一度導入さえしてしまえば文字起こしから議事録作成まで一貫して行ってくれるツールを2つ紹介します。

①VoicePing

「VoicePing」とは、ChatGPTを搭載した仮想オフィスツールです。

同ツールの機能に「議事録作成機能」があります。直感的なUIを備えており、ボタン一つで会話データの出力や会議の要約、決定事項やアクションプランなどを抽出できます。

システムを活用するのが苦手な方でも安心です。他にも専門用語登録機能も備えていますので、業界・社内特有の用語も扱えるようになります。

図2：VoicePingの議事録作成機能できること

②MiiTel Meetings

「MiiTel Meetings」とは、ChatGPTを搭載したオンライン会議の解析ツールです。

ZoomやMicrosoft-Teamsなどのオンライン会議について、ボタン一つで議事録の作成を行えます。たとえば、

・議題
・現状課題
・提案内容
・決定事項
・ネクストアクション

などを自動的に整理してくれるので、会議内容を容易に把握し、関係者に共有できるようになります。

議事録の作成にはChatGPTを活用しよう

ChatGPTによる議事録作成の仕組みや利点、具体的な方法を紹介してきました。

ChatGPTによって議事録作成を効率化し、付加価値の高い業務に時間を割くことができます。議事録作成のように、情報を抜け漏れなく記録し、瞬時にまとめるというのは人間よりもAIの方が得意な仕事です。

議事録作成に限らず、様々な業務の効率化に活用できるでしょう。逆に、クリエイティブな作業やアイデア出しといった仕事は人間の方が優れています。お互いの強みを活かし、上手く役割分担して、自社の業務効率化に活用してみてください。

執筆者：那須 太陽、監修者：師田 賢人、中小企業診断士：居戸 和由貴