ChatGPTで業務効率化！中小企業経営者が知るべき3つの活用法

「中小企業がAIを活用することで、業務を効率化することができる」

AIが台頭してきた昨今、このようなフレーズがささやかれるようになりました。しかし実のところ、本当に効率化できるのか懐疑的な経営者もおられるでしょう。

そこで今回は、ChatGPTがどのようにして業務効率化を実現するのかをお伝えします。実際にChatGPTを活用した入力・回答例も掲載していきます。

それでは、早速みていきましょう。

ChatGPTを活用した業務効率化の例

ChatGPTが中小企業の業務をどのように効率化できるのか、具体的な入力・回答例を交えながら実践していきます。

商品紹介の文章作成

中小企業が行う業務の１つに、自社商品を紹介するための文章作成があります。

社員が顧客に対し商品のセールスポイントを文章化することは、とても手間のかかる作業です。こんなときChatGPTを活用すれば、たたき台となる文章を迅速に作成することが可能となります。

たとえば、以下の想定場面で「商品説明文」を作成してみましょう。

＜想定場面＞
業界：製造業
シーン：自社の掃除機をPRするための商品説明文を作成
問題・課題：「ワンタッチでゴミ捨てが楽ちん」というポイントを伝えたいが、上手いアイデアや文章が出てこない状況。
Chatgptへの入力文（一部）：

#入力文:
・文字数：500文字
・キーワード：掃除機 ゴミ捨て 楽
・テーマ：ゴミ捨てがワンタッチで楽になった自社の掃除機の素晴らしさをお伝えし、顧客の購買行動を搔き立てる
・ターゲットユーザー：掃除機のゴミ捨てが何より面倒くさいと感じるファミリー層の親
・タイトル：キーワード、テーマ、ターゲットユーザーに沿って書いてください。
・商品説明文：
以下の流れを考え、商品説明文を執筆してください。
状況：顧客が現在考えている悩みを想像し、同調する
問題：顧客のニーズを明確にし、顧客自身に気付かせる
示唆：問題が如何に重要であるかを顧客に認識させる
解決：顧客が思い描く理想の状態をイメージし、解決へ導く

これをChatGPTに入力したのが下図1です。

図１：ChatGPTを活用した商品説明文（入力文）

この入力文（＝質問文）に対して、ChatGPTが回答した内容は以下の図２になります。

図２：ChatGPTを活用した商品説明文（回答文）

上図２の回答をみると、何のアイデアも無い状態から、

・子どものおもちゃの細かいゴミ
・キッチンでの食材のくず
・リビングのテーブルの下に溜まるホコリ

というターゲット設定に沿った文章が生成されています。さらに、

・ゴミ袋が掃除機内で横になってしまう
・手が汚れてしまう
・細かいゴミが空中に舞い上がる

など、顧客の悩みを取り上げ、その後に解決へと導いています。

このように、自社の商品紹介文にAIのアイデアや文章を取り入れることで、中小企業の文章生産能力が大幅に向上し、業務の効率化を行うことができます。

社内マニュアルの改善

ChatGPTの活用は、中小企業の社内マニュアルを改善する時にも効果的です。

たとえば以下のような場面を想定し、勤怠管理マニュアル改善に向けた入力文をChatGPTへ投げかけてみましょう（図３）。

＜想定場面＞

業界：全業界
シーン：自社の「勤怠管理マニュアル」を改善する
問題・課題：勤怠マニュアルが文章のみの羅列で分かりづらいので直したい。しかしマニュアルを文字に起こし直すリソースは社内にない。
Chatgptへの入力文（一部）：

#命令書:
あなたは、優秀な社員です。
以下の制約条件から、自社の勤怠管理マニュアルを改善して下さい。

#制約条件:
・既存の勤怠管理マニュアルの文言は出来る限りそのまま使用して下さい。
・横文字やカタカナ文字は、極力使用を避けて下さい。
・箇条書きや表を積極的に取り入れて下さい。

#入力文:
・下記の＜勤怠マニュアル＞の情報はそのままに、見やすく改善して下さい。

＜勤怠マニュアル＞

勤怠管理は～

#出力文:

図3：勤怠管理マニュアルの改善例（入力文）

上図３の「#制約条件」という入力文は、既存の文章をChatGPTに見やすいマニュアルへ再構築してもらうため、箇条書きや表の使用を指示しています。

既存のマニュアル文は、「#入力文」の中に＜勤怠マニュアル＞という欄を設け、その下へ貼り付けています。

この入力文から得られた回答が下図４です。

図４：勤怠管理マニュアルの改善例（回答文）

上図４の回答結果では、勤怠管理マニュアルが、各見出しと番号付きの箇条書きで再構築されました。

文章の要約やまとめは、AIの得意分野です。中小企業内で積極的にChatGPTを活用することにより、効率的なマニュアル改善も可能となります。

メール返信内容の自動生成

ビジネスのコミュニケーションでは、メール作成が欠かせない業務です。

私たちは、お客様からの質問への回答、新製品やサービスについての詳細説明、または事務連絡など、日常業務でメールを多用しています。

しかし、これらのメール作成には「時間」と「労力」がかかります。

ChatGPTは、似たような構成のメールをスピーディーに作成する能力を持っており、クレーム対応から日常的な質問への回答まで、あらゆるメール本文を的確に作成できます。

たとえば、以下のような場面で、ChatGPTにメール文章の作成を考えさせてみましょう（図5）。

業界：全業界
シーン：取引先の相手から「商品未到着」の苦情メールが来た
問題・課題：どのような返信を行えばよいのか分からず手が止まってしまった。

図5：「顧客からの苦情に対する返信メール」の作成例（入力文）

上図5では、「どのように返信すれば良いでしょうか？メールのサンプルを作って下さい」と入力し、その下に、そのまま先方からのメール文を貼り付けています。

これに対する回答が、以下の図６です。

図6：「顧客からの苦情に対する返信メール」の作成例（回答文）

上図６では、苦情メールの送付主に対し、丁寧な受け答えで対応した文章がChatGPTから回答されました。これを中小企業でも活用することで、メール作成の業務効率化を行うことができます。

結果として、中小企業の限られたリソースを、より質の高いサービス提供や、新たなアイデアや戦略を考えるための時間に充てることができるでしょう。

中小企業でChatGPTを活用する際のポイント

この章では、これまでお伝えしてきた「中小企業の日常業務を効率化する具体的な手法」を活かすためのポイントを説明します。

①ファクトチェックを忘れずに

ChatGPTはとても賢いAIですが、その回答内容が必ずしも正しいわけではありません。

AIは色々な情報源から学んでいますが、その情報が全て正しいとは限らないためです。

したがって、ChatGPTが出した情報や提案をそのまま使う前に、その情報が本当に正しいか確認する「ファクトチェック」が非常に大切です。

関連：中小企業向けのChatGPT活用術「ファクトチェックのコツと要点」

②うまく指示することが大事

ChatGPTはどんな質問や指示にも的確に答えてくれますが、具体的な指示を出さないと回答が期待と大きく外れることがあります。

これを解決するためには、「プロンプト・エンジニアリング」という技術で、具体的で詳しい指示を出すことが大切です。

関連：中小企業経営者が知るべきプロンプト・エンジニアリングの技術と事例

③AIはあくまで人間のサポート

ChatGPTはとても便利なツールですが、全ての仕事を任せることはできません。

前述した「ファクトチェック」や「プロンプト・エンジニアリング」はもちろん、大切な決定や深い考えを必要とする業務は人間が行う必要があります。

ChatGPTを最も効果的に利用するためには、AIが何を得意とし、何が苦手なのかを理解し、その範囲内で利用することが非常に重要です。

これらのポイントをおさえ、ChatGPTを効率的に活用することで、生産性の高い業務運営の実現が期待できます。

まとめ

ChatGPTは、中小企業の経営を支える便利なAIツールです。

商品説明文の作成、社内マニュアルの改善、そしてメール返信の半自動化といった形で生産性を高めるのに役立ちます。しかし、その効果を最大限に引き出すためには適切な使い方が必要です。

たとえば、ChatGPTから得た情報は必ずしも正確ではないため、ChatGPTの回答が正しいか確認するファクトチェックが必要です。

また、期待する回答を得るためには具体的で詳細な指示をChatGPTにする必要があります。結果として、より魅力的な商品PR文や効率的なマニュアルを作ることができます。

そして最後に、ChatGPTはあくまで人間のサポート役であり、重要な決定は私たち人間が行うべきであることを忘れてはなりません。

AIはあくまでも道具の１つであり、私たちが目的を達成するために使うものであって、私たちの代わりに目的を達成するものではありません。

AIの力を適切に活用して、中小企業の業務効率化に役立てていただければ幸いです。

執筆者：那須 太陽、監修者：Harmonic Society株式会社 代表取締役兼CEO 師田 賢人、中小企業診断士：居戸 和由貴