中小企業を対象に実施した「人手不足の状況および多様な人材の活躍等に関する調査」（日本商工会議所、東京商工会議所）によると、中小企業の約70%が人手不足を感じていることが明らかとなりました。（2023年実施）
社内の人手不足が進むと、1人あたりの労働負担率が増加してしまいます。従来より増えた業務を1つでも多く消化するためには、効率的なタスクの管理が欠かせません。
そこで今回は、ChatGPTが、中小企業のタスク管理にどのように活用できるかを解説します。限られたリソースでも十分に実現できる方法を紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。
中小企業におけるタスク管理の課題とは？
タスク管理とは、ビジネスの目標達成に向けて、必要な作業や仕事(＝タスク)を、適切に整理・管理することです。
しかし、中小企業では、
・人手不足による1人あたりの業務負担率の増加
・属人化された業務プロセスにより情報共有が不十分
・業務の優先順位付けが困難
といった課題から、タスクの適切な割り振りや共有が行えないことも十分に想定されます。その結果、業務の効率が低下することで、制作遅延や品質低下を招き、事業の成長を妨げてしまうリスクがあるのです。
そこで、ChatGPTなどの新技術を導入・活用し、課題を解決することが有効な対策の1つとなります。
タスク管理にChatGPTを活用するメリット
中小企業のタスク管理にChatGPTを活用するメリットは、大きく以下の3つがあります。
①タスクの洗い出しができる
②タスクの優先順位が分かる
③スケジュール管理が行いやすくなる
順に解説します。
①タスクの洗い出しができる
ChatGPTに業務情報をインプットさせ指示を与えることで、その日に必要なタスクを洗い出すことができます。
「タスクの洗い出し」を行うことは、仕事の全体像の把握、担当者の明確化、予想外のタスクの削減、効率的な作業進行などを可能にします。この結果、誰に・いつ・何のタスク割り振るかが明確になり、期限内に品質の高い成果を挙げる可能性が高まります。
しかし、タスクを洗い出すことは、それ自体が労力・時間のかかる作業です。タスクの洗い出しが「業務のための業務」になってしまえば、むしろ働き手の負担が増えることになりかねません。
だからこそ、タスクの洗い出しにChatGPTを活用することが有用といえます。
②タスクの優先順位が分かる
ChatGPTは、タスクの重要度や緊急性を、優先すべき順に自動で並びかえてくれます。この結果、働き手が、その日の最初に取りかかるべき業務を、一早く判断することができるのです。
また、タスクに適切な優先順位があれば、１つのタスクが終了した後に、すばやく次のタスクに取りかかることができます。この効果により、タスク選びに迷う時間を減らすことができ、1日の仕事をスムーズに消化できる可能性も高まるでしょう。
ChatGPTは、タスクのより適切な優先順位にも活用できるのです。
③スケジュール管理が行いやすくなる
ChatGPTにタスクと期限を入力するだけで、適切なスケジュールを提案してくれます。このため、スケジュールの立案作業に要する手間が、大幅に削減できます。
また、急なトラブルでスケジュール変更が必要になった場合でも、ChatGPTに状況を伝えれば、すぐに代替案を示してくれます。人力だけだと大変な調整作業も、ChatGPTのサポートを受ければスムーズに行えます。
以上のように、ChatGPTは、タスク管理の課題である「タスクの洗い出し」「優先順位付け」「スケジューリング」の整理・管理をサポートし、業務時間を削減できるツールだといえるのです。
【中小企業経営者向け】タスク管理を改善するChatGPTの活用法
ここまでの内容を参考に、中小企業経営者に向けた「タスク管理」へのChatGPT活用法を紹介します。
まず前提として、今現在、以下のような業務が溜まっているとします。
・メールの確認と返信
・進行中プロジェクトの進捗管理
・新規クライアントとのアポイントメント調整
・従業員の勤怠管理と給与計算
・報告書の作成と提出
・予算見積もりと財務計画の調整
・サービスや製品の品質チェック
・ウェブサイトとSNSの更新
・法律や税務に関する書類の準備と提出
・従業員のトレーニングと評価
・マーケティング戦略の計画と実施
上記の業務を効率的にこなすためのスケジュールを、ChatGPTに考えてもらいます。
まず、以下のプロンプトを入力します。
#命令:
あなたは、中小企業（○○会社）の経営者です。
溜まっているタスクをこなすため、今日の予定（スケジュール）を作成して下さい。
その際、重要性と緊急性を理由付けし、その理由に沿った順序でスケジュール化して下さい。
今日中に進めることが難しいタスクは、明日以降にスケジュールして下さい。
勤務時間は9:00~17:00です。
#溜まっているタスク:
・メールの確認と返信
・進行中プロジェクトの進捗管理
・新規クライアントとのアポイントメント調整
・従業員の勤怠管理と給与計算
・報告書の作成と提出
・予算見積もりと財務計画の調整
・サービスや製品の品質チェック
・ウェブサイトとSNSの更新
・法律や税務に関する書類の準備と提出
・従業員のトレーニングと評価
・マーケティング戦略の計画と実施
この結果、ChatGPTから以下のような回答が得られました。
このタスクリストを効率的にこなすためには、アイゼンハワーのマトリックスが役立ちます。
これはタスクを「重要かつ緊急」、「重要だが緊急でない」、「緊急だが重要でない」、「重要でも緊急でもない」という4つのカテゴリに分類する方法です。
以下のスケジュールは、このマトリックスと勤務時間（9:00~17:00）を踏まえて作成します。
1. 重要かつ緊急
メールの確認と返信：重要な連絡が含まれている可能性があり、迅速な対応が求められるため。[9:00~9:30]
法律や税務に関する書類の準備と提出：法的期限に遅れると罰金などのペナルティが発生する可能性があるため。[9:30~11:00]
新規クライアントとのアポイントメント調整：ビジネスの機会を逃さないため、及びクライアントとの良好な関係を維持するため。[11:00~11:30]
2. 重要だが緊急でない
進行中プロジェクトの進捗管理：プロジェクトの成功は企業にとって重要だが、日々の進捗は多少の遅れが許容されるため。[11:30~12:30]
予算見積もりと財務計画の調整：長期的な企業の安定と成長に必要だが、即時のアクションを必要としないため。[13:30~15:00]
サービスや製品の品質チェック：顧客満足とブランドイメージに直結するが、毎日行う必要はないため。[15:00~16:00]
従業員のトレーニングと評価：従業員のスキルアップとモチベーション維持に重要だが、即日実施が必須ではないため、明日以降にスケジュール。
3. 緊急だが重要でない
ウェブサイトとSNSの更新：時事性があり、緊急性があるものの、直接収益に結びつかないため。[16:00~16:30]
4. 重要でも緊急でもない
マーケティング戦略の計画と実施：長期的な視点で重要だが、即座に行う必要はないため、詳細な計画を立てた上で明日以降にスケジュール。
報告書の作成と提出：情報が集まり次第、品質を確保してから行うため、状況に応じて明日以降にスケジュール。
今回、ChatGPTから得られた回答では、ChatGPT自身が「アイゼンハワーのマトリックス」という手法を用いて業務をスケジューリングしました。
（この手法は実在します。）
ChatGPTが、与えられた業務の重要性・緊急性を理由付けし、勤務時間を考慮したタスクの優先順位付けを行ったうえで、タスクをスケジュール化しています。
このようにChatGPTは、簡単な対話でタスク管理の案を示してくれるのです。
ChatGPTでタスク管理を行う注意点
ChatGPTでタスク管理を行うときには、いくつかの注意点があります。
まずは、ChatGPTの能力と限界を正しく認識することです。ChatGPTは、業務支援ツールとして活用が期待できますが、間違った情報を発信してしまうこともあります。
また、業務の内容が複雑である場合、ChatGPTが業務の重要性や緊急性を正しく理解できないこともあります。このため、ChatGPTに与える指示量が変化したり、繰り返し対話を行う手間が増えてしまいます。
さらに、社内の機密データを扱う際には、データのプライバシー保護とセキュリティ対策が必須です。特に社内の機密情報を扱う場合、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐ徹底した対策が欠かせません。
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このように適切な準備と対策を講じることで、ChatGPTを中小企業のタスク管理に安全かつ効果的に活用できます。
まとめ
今回は、ChatGPT を活用したタスク管理について伝えました。
中小企業の業務にChatGPTを活用することで、「タスクの洗い出し」「優先順位付け」「スケジューリング」の整理・管理を効率化することができます。
ハッシュタグでは、マーケティングとテクノロジーの実務経験・コンサルティング経験をもつ中小企業診断士が、中小企業向けのChatGPT導入サポートも行っております。
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執筆者：生成AIライター 那須 太陽、監修者：Harmonic Society株式会社 代表取締役兼CEO 師田 賢人、中小企業診断士：居戸 和由貴
